Modul Enterprise Resource Planning (ERP)

Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto adalah aplikasi
yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan
dengan pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia,
mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas.

Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu sistem Financial, sistem
Distribusi, sistem Manufaktur, sistem Maintenance dan sistem Human Resource.

Untuk mengetahui bagaimana sistem ERP dapat membantu sistem operasi bisnis
kita, mari kita perhatikan suatu kasus kecil seperti di bawah ini:

Katakanlah kita menerima order untuk 100 unit Produk A. Sistem ERP akan
membantu kita menghitung berapa yang dapat diproduksi berdasarkan segala
keterbatasan sumber daya yang ada pada kita saat ini. Apabila sumber daya
tersebut tidak mencukupi, sistem ERP dapat menghitung berapa lagi sumberdaya
yang diperlukan, sekaligus membantu kita dalam proses pengadaannya. Ketika
hendak mendistribusikan hasil produksi, sistem ERP juga dapat menentukan
cara pemuatan dan pengangkutan yang optimal kepada tujuan yang ditentukan
pelanggan. Dalam proses ini, tentunya segala aspek yang berhubungan dengan
keuangan akan tercatat dalam sistem ERP tersebut termasuk menghitung berapa
biaya produksi dari 100 unit tersebut.

Dapat kita lihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu
fungsi/bagian sering digunakan oleh fungsi/bagian yang lain. Misalnya daftar
produk bisa dipakai oleh bagian pembelian, bagian perbekalan, bagian
produksi, bagian gudang, bagian pengangkutan, bagian keuangan dan
sebagainya. Oleh karena itu, unsur 'integrasi' itu sangat penting dan
merupakan tantangan besar bagi vendor vendor sistem ERP.

Pada prinsipnya, dengan sistem ERP sebuah industri dapat dijalankan secara
optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien
seperti biaya inventory (slow moving part, dll.), biaya kerugian akibat
'machine fault' dll. Dinegara-negara maju yang sudah didukung oleh
infrastruktur yang memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT
(Just-In-Time). Di sini, segala sumberdaya untuk produksi benar-benar
disediakan hanya pada saat diperlukan (fast moving).
Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal perbaikan
(service) untuk mencegah terjadinya machine fault, inventory, dsb.

Bagi industri yang memerlukan efisiensi dan komputerisasi dari segi
penjualan, maka ada tambahan bagi konsep ERP yang bernama Sales Force
Automation (SFA). Sistem ini merupakan suatu bagian
penting dari suatu rantai pengadaan (Supply Chain) ERP. Pada dasarnya, Sales
yang dilengkapi dengan SFA dapat bekerja lebih efisien karena semua
informasi mengenai suatu pelanggan atau
produk yang dipasarkan ada di databasenya.

Khusus untuk industri yang bersifat assemble-to-order atau make-to-order
seperti industri pesawat, perkapalan, automobil, truk dan industri berat
lainnya, sistem ERP dapat juga dilengkapi dengan Sales Configuration System
(SCS). Dengan SCS, Sales dapat memberikan penawaran serta proposal yang
dilengkapi dengan gambar, spesifikasi, harga berdasarkan keinginan/pesanan
pelanggan. Misalnya saja seorang calon pelanggan menelpon untuk mendapatkan
tawaran sebuah mobil dengan berbagai kombinasi yang mencakup warna biru,
roda racing, mesin V6 dengan spoiler sport dan lain-lain. Dengan SCS, Sales
dapat menberikan harga mobil dengan kombinasi tersebut pada saat itu juga.

Sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap 'best practice'
proses umum yang paling layak di tiru. Misalnya, bagaimana proses umum
yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di
gudang dan sebagainya.

Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari sistem ERP, maka
industri kita juga haurs mengikuti 'best practice process' (proses umum
terbaik) yang berlaku. Disini banyak timbul masalah dan tantangan bagi
industri kita di Indonesia. Tantangannya misalnya, bagaimana merubah proses
kerja kita menjadi sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh sistem
ERP, atau, merubah sistem ERP untuk menyesuaikan proses kerja kita.

Proses penyesuaian itu sering disebut sebagai proses Implementasi. Jika
dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses kerja yang cukup
mendasar, maka perusahaan ini harus melakukan Business Process Reengineering
(BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan.

Sebagai kesimpulan, sistem ERP adalah paket software yang sangat dibutuhkan
untuk mengelola sebuah industri secara efisien dan produktif. Secara de
facto, sistem ERP harus menyentuh segala aspek sumber daya perusahaan yaitu
dana, manusia, waktu, material dan kapasitas. Untuk lebih meningkatkan kemapuan
Sistem ERP perlu ditambah modul CRM, SRM, PLM dan juga Project Management.
Karena sistem ERP dirancang dengan suatu proses kerja 'best practice',
maka hal ini merupakan tantangan implementor ERP untuk melakukan implementasi
sistem ERP di suatu perusahaan.

Modul-modul Enterprise Resource Planning (ERP) Systems :

1. Item Master Management (IMM)
2. Bill Of Material (BOM)
3. Demand Management (DM)
4. Sales and Order Management (SOM)
5. Master Production Scheduling (MPS)
6. Material Requirements Planning (MRP)
7. Capacity Requirement Planning
8. Inventory Mangement (INV)
9. Shop Floor Control (SFC)
10. Purchasing Management (PUR)
11. General Ledger (GL)
12. Account Payable (AP)
13. Account Receivable (AR)
14. Cost Control (CO)
15. Financial Reporting (FIR)